come inviare le EMAIL IN CCN

Come inviare e limitare le email in Ccn nel 2021?

“Cc” significa “Copia Carbone” nel (vecchio) senso di fare una copia
su una macchina da scrivere usando la carta carbone.

Il campo “Ccn:” nelle email (dove “Ccn” significa “Copia per conoscenza nascosta”)
contiene gli indirizzi dei destinatari del messaggio
che non devono essere rivelati ad altri destinatari del messaggio.
- - IETF rfc 2822 “Internet Message Format”

La differenza tra Ccn e Cc risiede nella privacy del destinatario.
Utilizzando la funzione Cc, gli indirizzi email nel campo Cc
sono visibili a tutti i destinatari dell’email.

Un destinatario in Ccn può vedere il destinatario finale (A:),
non sarà in grado di dire chi altro era in Ccn nell’email.

Il Ccn è spesso visto come un sistema di invio email massivo, facile da usare.
Di seguito è riportata una breve analisi dei pro e dei contro nell’utilizzo del Ccn.
Alla fine della pagina, le conclusioni con alcuni suggerimenti.

PRO

È facile: chiunque può usarlo.

• è un modo semplice per contattare più destinatari di posta elettronica
• chiunque abbia un client di posta elettronica può utilizzarlo
• se usato correttamente, rispetta la privacy dei destinatari non divulgando i loro ID email

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CONTRO

La posta elettronica è un porta d’uscita senza controllo preventivo.
Il Ccn aumenta la sua portata a centinaia o migliaia di contatti.

Il Ccn dovrebbe essere considerato uno strumento di comunicazione
ad alto rischio e potenzialmente pericoloso.

• è un processo soggetto a errori, i rischi sono:
  • aggiungere per errore i destinatari Ccn nel campo Cc
    questo di solito causa un forte danno d’immagine
    un nuovo messaggio di scuse è il modo più comune per uscire da questa situazione
    » i nomi di tutti i destinatari vengono resi pubblici
    » utilizzo non intenzionale (e talvolta intenzionale) del “rispondi a tutti”
       che genera catene di email incontrollate
    » qualcuno potrebbe sollevare un incidente per la privacy dal punto di vista del GDPR
       se il messaggio contiene “categorie speciali” di dati personali, identificando così
       le persone che appartengono alla stessa categoria (es. malattia, orientamento o convinzioni)
    
  • aggiungere per errore qualcuno come destinatario principale (visibile)
    
  • dimenticare di aggiungere qualcuno o aggiungere qualcuno che non doveva ricevere il messaggio
    
    
• c’è un’alta probabilità di essere classificato come spam
  
  • il problema è che la maggior parte degli spammer invia utilizzando il Ccn
    i server di posta di destinazione sono cauti nell’accettare i messaggi in Ccn
    
  • se mando un messaggio usando il Ccn,
    chi lo riceve vede un’email che non è indirizzata a lui
    questo è un segnale negativo quando si tratta di valutare lo spam
    
  • lo stesso messaggio verrà inviato a “parecchi” indirizzi email
    appartenenti allo stesso dominio tutto in una volta, è facile contarli e bloccarlo
    
    
• non c’è controllo sugli indirizzi sbagliati
  
  • ci possono essere indirizzi email doppi/tripli nello stesso destinatario
    ciò pregiudica l’invio a quel destinatario, anche se uno o più indirizzi sono corretti
  • indirizzi sintatticamente errati vengono accettati senza avvisi
    ad esempio se manca il simbolo @ o sono presenti degli spazi
    
    
• nessuna personalizzazione / basso impatto / poche o nessuna reazione
  • il messaggio sarà necessariamente standard e “anonimo”
    nessuna comunicazione individuale è possibile, nessun Gentile …
  • i destinatari in Ccn riceveranno un messaggio diretto a qualcun altro
    è difficile che vi prestino attenzione o reagiscano
    
    
• è molto probabile che ci saranno problemi tecnici
  • le eventuali azioni di abuso compiute da spammer o hacker avranno un rapido impatto su molti destinatari
    compromettendo la reputazione del server smtp (ad es. blacklist del server)
    
  • la casella email del mittente potrebbe essere invasa da errori di consegna (utente sconosciuto, casella piena, …)
    il loro numero può variare tra il 5% e il 20% delle email che sono state inviate
  • la spedizione potrebbe avere un impatto negativo sui sistemi di invio (server smtp), ovvero:
    molte risposte “riprova più tardi”, numero elevato di messaggi in coda, arresto anomalo del sistema
    
    

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CONCLUSIONI

1) Impostate i Limiti

• controllate il numero di destinatari consentito dal vostro provider di posta elettronica
  provatelo direttamente stesso, per esserne sicuri al 100%
  
  RealSender.com condivide un elenco di 300 indirizzi @ spam-box.com per i test,
  i messaggi raggiungeranno un mailserver configurato come “buco nero”
  
  
• limitate il numero di destinatari in un singolo messaggio a un piccolo numero, come 20,
  consentire un numero maggiore destinatari, permette di effettuare facilmente l’invio
  a migliaia di indirizzi email, dividendoli in piccoli gruppi

2) Diventate Professionali

• consentite la trasmissione di email massive solo attraverso canali diversi
  
  
  • utilizzate un indirizzo mittente diverso quando si inviano molti messaggi
    ad esempio un altro sottodominio, come @comunicazione.nomeazienda.it
    solo le persone autorizzate potranno accedervi
    e lo gestiranno con maggiore attenzione
    
    
  • all’interno di uffici strutturati, con molte persone che lavorano con le email,
    utilizzate app dedicate per inviare mailing di massa
    i sistemi professionali hanno un workflow di approvazione
    ed un controllo passo a passo, sono progettati per evitare gli errori
    

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